El stack tecnológico de coworking que usan nuestros clientes – Visión 2026 | Insights y Mejores Prácticas de Coworking

Tras más de diez años trabajando en proyectos de consultoría dentro del sector del coworking y los espacios flexibles, hemos visto cómo la tecnología ha pasado de simples hojas de cálculo y tarjetas físicas a ecosistemas integrados y complejos. En Twofifty.co dedicamos nuestro día a día a ayudar a operadores a tomar decisiones tecnológicas en un entorno cada vez más exigente.

Lo que sigue es nuestra visión directa, basada en los operadores con los que trabajamos. No es investigación de mercado ni discurso comercial de proveedores. Es lo que vemos sobre el terreno: implementaciones reales, proyectos ejecutados y conversaciones continuas con equipos operativos. No existe una solución única para todos, pero sí patrones claros que se repiten según el tamaño del portafolio, el perfil y la ubicación de los miembros, y el grado de madurez operativa.

Esperamos que este análisis te resulte útil, tanto si estás empezando como si ya gestionas un portafolio consolidado. No es una lista de “las mejores apps”, sino una descripción honesta de las herramientas que hemos visto en funcionamiento y con las que trabajamos habitualmente junto a operadores y proveedores.

Vamos a ello.

Siempre empezamos dividiendo el stack tecnológico de un coworking en dos grandes bloques operativos que cualquier operador debe resolver: las operaciones internas —el motor del negocio— y todo lo externo y orientado al cliente, es decir, la experiencia que viven los miembros. A partir de ahí, entramos en cada subcategoría y en las herramientas que nuestros clientes utilizan realmente.

Operaciones internas: el motor del negocio

Control de accesos, gestión de espacios y facturación

Esta es la base. Sin un control de accesos sólido, nada más funciona. En nuestras implementaciones, los operadores de una sola ubicación (menos de 500 m²) suelen optar por Brivo como solución independiente o por sistemas de teclado como Sensorberg KeyPad. Son soluciones en la nube, con costes contenidos y una integración razonable con plataformas de membresía.

Los operadores de tamaño medio (entre 3 y 10 ubicaciones) que ayudamos a escalar suelen inclinarse por Salto, Kisi u Openpath de Avigilon, que ofrecen credenciales más avanzadas y mejores integraciones.

En el segmento enterprise, la norma es Lenel o Software House (C-CURE). La razón es clara: gestión centralizada, trazabilidad completa y los niveles de auditoría que exigen aseguradoras y equipos de cumplimiento.

Gestión de espacios, membresías y facturación

Aquí está el núcleo de cualquier coworking. Es el punto donde la eficiencia operativa se gana o se pierde. Entre nuestros clientes, Nexudus y OfficeRnD son claramente las dos plataformas que sostienen la mayor parte de las operaciones de coworking a nivel global.

Nexudus mantiene una posición dominante en Europa, especialmente en Reino Unido y España, donde se ha convertido en el estándar de facto para operadores con entre 5 y 20 ubicaciones. Su ecosistema cubre CRM, facturación, reservas y portal de miembros. Para nuestros clientes europeos hay un punto clave: los datos se alojan en servidores dentro de la UE. Además, su madurez en la gestión del IVA en distintos países europeos lo convierte en la opción natural para operadores con presencia multinacional.

OfficeRnD ha ganado mucha tracción en Norteamérica, sobre todo entre marcas respaldadas por capital riesgo. Destaca por una experiencia de usuario más limpia y una documentación de API pensada para integraciones a medida. En Estados Unidos también vemos una adopción fuerte de Optix, especialmente entre operadores que priorizan experiencias mobile-first y flujos de reserva más sofisticados.

En Canadá, Archie se ha hecho un hueco relevante entre operadores que valoran un producto desarrollado localmente y un soporte cercano. De forma interesante, también estamos viendo que gana terreno en Francia, junto a SaaS Office. El mercado francés sigue menos concentrado que el británico o el estadounidense, con operadores probando distintas plataformas en lugar de converger en una sola solución dominante.

Un caso particular es Cobot, que domina los mercados de habla alemana y cuenta con una base fiel de operadores centrados en la comunidad, que prefieren simplicidad antes que una gran profundidad funcional. Además, es sensiblemente más asequible, lo que lo hace ideal para espacios por debajo de los 1.000 m².

A continuación mencionamos algunas herramientas de gestión que conocemos, aunque no hayamos trabajado directamente con todas ellas, y que merece la pena tener en el radar.

Yardi Kube destaca como una plataforma pesada, todo en uno, utilizada por grandes operadores como WeWork o Bond Collective. Está pensada para escala, complejidad y reporting corporativo, no para una puesta en marcha rápida.

Spacebring aparece con frecuencia, especialmente en Polonia y Ucrania. Es una plataforma moderna, ágil y con foco en flexibilidad y experiencia de miembro.

Luego está PONT, una solución más reciente de origen suizo, muy centrada en facilidad de uso tanto para equipos como para miembros. En 2025 anunció a AfricaWorks como cliente, uno de los principales operadores de coworking del continente africano, lo que la coloca claramente en nuestro radar.

La integración de pagos es crítica. La mayoría de plataformas utilizan Stripe para pagos con tarjeta y GoCardless en Europa para domiciliaciones bancarias. A medida que los modelos de precios se vuelven más complejos —contratos a medida, cambios a mitad de periodo, membresías multi-sede— muchos operadores incorporan un middleware de facturación como Chargebee o Recurly. Estas herramientas permiten flujos financieros más avanzados: modificaciones contractuales, reconocimiento de ingresos y procesos de recobro estructurados. Todo esto suele ser necesario mucho antes de que el volumen de miembros sea el verdadero cuello de botella. Conviene mencionar también a Revolut Business, que está ampliando rápidamente sus capacidades de integración de pagos dentro de las operaciones diarias.

Gestión de contratos y firma digital

Pocas áreas han mejorado tanto la operativa como la firma de contratos. Imprimir acuerdos, perseguir firmas y archivar papel es cosa del pasado. Todos nuestros clientes han pasado a plataformas de firma digital, y el ahorro de tiempo es inmediato.

DocuSign sigue siendo el estándar enterprise, sobre todo en operadores con equipos legales que necesitan auditorías detalladas y autenticación avanzada. Es caro, pero en organizaciones que procesan cientos de contratos al mes, la confianza de marca y las funciones de cumplimiento compensan el coste. Además, los miembros confían en DocuSign, lo que reduce fricción.

Dropbox Sign (antes HelloSign) es nuestra recomendación habitual para operadores pequeños y medianos. Ofrece alrededor del 80 % de las funcionalidades de DocuSign a un coste muy inferior. La interfaz es más limpia, la configuración es rápida y, si ya se usa Dropbox, la integración es directa. Lo hemos implementado con clientes que gestionan entre 50 y 200 contratos mensuales con resultados excelentes.

Ambas plataformas se integran razonablemente bien con los sistemas de gestión de membresías, aunque la calidad varía. El retorno es inmediato: el tiempo de cierre de un contrato pasa de 3–7 días a menos de 24 horas, y el trabajo administrativo por contrato se reduce drásticamente.

Contabilidad

Más allá de la facturación de miembros, hace falta una base financiera sólida. En contabilidad, la mayoría de nuestros clientes utilizan Xero (con fuerte presencia internacional) o QuickBooks Online en Norteamérica. Observamos una preferencia clara por Xero en portafolios internacionales gracias a su gestión de múltiples divisas.

En Europa, conviene recordar que muchos países tienen soluciones contables locales muy específicas. En Alemania, por ejemplo, Datev es la plataforma dominante y está integrada en la mayoría de despachos contables.

Analítica de espacios e IoT

La analítica de ocupación y los sensores están cada vez más presentes en operaciones de coworking maduras. Para análisis de ocupación, Density y Butlr son habituales. Density suele elegirse por sus garantías de privacidad, mientras que Butlr destaca por el detalle a nivel de zonas y mapas de calor.

Para reservas y seguimiento de ocupación, Joan Workplace y Envoy son soluciones frecuentes. El retorno es claro: mejor visibilidad del uso real permite optimizar layouts, reducir espacios infrautilizados y aumentar ingresos por metro cuadrado. Envoy también es la referencia en gestión de visitantes en espacios con alto tráfico.

La monitorización de la calidad del aire es la categoría que más rápido crece. Desde la pandemia, muchos operadores han incorporado dispositivos de Awair o Kaiterra, algunos incluso mostrando datos en tiempo real dentro de las apps de miembros. El aire limpio mejora la productividad, la concentración y reduce errores y absentismo. Los beneficios están bien documentados.

Infraestructura de red y gestión WiFi

El WiFi ya no es un extra. Es la base de toda la operación. Una mala conexión es la forma más rápida de perder miembros, incluso equipos completos. El reto no es solo dar WiFi, sino gestionarlo por niveles de membresía, invitados, eventos y dispositivos IoT, manteniendo seguridad y visibilidad.

Para operadores con 1 a 3 ubicaciones, Isofy se ha convertido en nuestra opción de referencia. Está diseñada específicamente para coworking: gestión de ancho de banda por niveles, páginas de acceso personalizadas y analítica detallada. Se integra con más de 500 herramientas y con los principales sistemas de gestión, aprovisionando o revocando acceso según el estado de la membresía. La configuración es sencilla y el soporte responde rápido, algo crítico cuando el WiFi falla un lunes a las nueve de la mañana.

Iron WiFi atrae a operadores que necesitan más control o gestionan redes complejas en varios edificios. Ofrece autenticación RADIUS, segmentación por VLAN y reporting avanzado. Lo recomendamos cuando hay recursos IT internos o más de cinco ubicaciones.

Technologywithin sigue otro enfoque: combina software y hardware con un servicio más consultivo. Evalúan el espacio, diseñan la red y ofrecen gestión continua. Funciona bien para operadores que prefieren externalizar completamente el WiFi, sobre todo en nuevas aperturas o rediseños completos.

El mensaje es claro: la gestión profesional del WiFi ya no es opcional. Los miembros esperan conectividad de nivel empresarial y los operadores necesitan datos antes de que lleguen las quejas.

Equipo y operaciones

Comunicación y colaboración interna

La base operativa empieza con Google Workspace o Microsoft 365. No es negociable. Se utilizan para correo, calendarios, documentos y almacenamiento. Vemos Google Workspace dominar entre operadores pequeños y ágiles, y Microsoft 365 en portafolios enterprise con licencias existentes. Para operadores sensibles al precio y a la privacidad, también vemos soluciones open source como Nextcloud.

En comunicación interna, Slack es claramente dominante entre nuestros clientes en Norteamérica y Reino Unido. En Alemania y Francia, Microsoft Teams tiene más presencia, impulsado por requisitos corporativos. La estructura por canales de Slack encaja muy bien con la operativa de coworking.

La gestión de proyectos depende del tamaño y la complejidad. Asana, Monday.com y ClickUp son las más habituales. Asana es frecuente en operadores centrados en comunidad; Monday.com destaca en equipos más orientados a operaciones y mantenimiento.

Para documentación interna, Notion se ha consolidado entre clientes más recientes, sustituyendo wikis antiguos. Permite crear manuales operativos, onboarding y librerías de procesos. Operadores más tradicionales siguen usando Confluence o Google Drive, aunque recomendamos migrar a sistemas más estructurados a medida que crecen.

La gestión de contraseñas es crítica. 1Password y LastPass son estándar, con una clara preferencia creciente por 1Password gracias a sus funciones de trabajo en equipo y auditoría de seguridad.

Construcción y mantenimiento

En ticketing, los pequeños operadores suelen usar Trello o Monday.com con flujos personalizados. A mayor complejidad, recomendamos soluciones específicas como UpKeep, TOPdesk o Maintenance Connection para mantenimiento preventivo. Los portafolios grandes los integran con sistemas BMS.

La gestión de proveedores es clave a escala. Procore y ServiceChannel se utilizan para órdenes de trabajo en múltiples ubicaciones, especialmente cuando el operador gestiona sus propias obras y reformas.

Externo y orientado al cliente: la experiencia del miembro

Reserva de visitas y captación de leads

La primera impresión cuenta. La reserva de una visita suele ser el primer contacto con el operador, y hemos visto perder leads cualificados por procesos innecesariamente complejos. Los formularios clásicos de WordPress están dejando paso a soluciones más simples y robustas.

Calendly es la opción por defecto para operadores pequeños y medianos. Funciona: enlace, disponibilidad y reserva inmediata. La mayoría acaba en planes de pago para routing y recordatorios automáticos, que reducen las ausencias hasta un 50 %. La integración con Google Calendar es clave.

Para quienes ya usan HubSpot como CRM, HubSpot Meetings ofrece lo mismo dentro de su ecosistema. Todo queda centralizado: leads, visitas y seguimiento. Es más caro y la experiencia de reserva no es tan pulida, por lo que lo recomendamos solo si HubSpot ya es una apuesta estratégica.

La integración crítica que muchos pasan por alto es la sincronización entre reservas de visitas y la plataforma de membresías. La información debe fluir automáticamente para que el equipo prepare el espacio y haga seguimiento. Zapier suele ser el puente más utilizado y ahorra muchas horas de trabajo manual.

La integración con Google Calendar es obligatoria, independientemente de la herramienta. Las dobles reservas o visitas cuando el responsable no está disponible dañan la credibilidad.

Apps para miembros y comunidad

La app del miembro es la puerta digital del espacio. Muchos operadores usan las apps nativas de Nexudus, OfficeRnD u Optix, que cubren reservas, pagos y acceso. Los operadores más centrados en comunidad optan por soluciones personalizadas o plataformas específicas.

Slack y Microsoft Teams se han convertido en plataformas de comunidad de facto, especialmente en verticales como startups tecnológicas. Hemos visto implementaciones muy bien pensadas con espacios dedicados, canales de eventos y soporte.

Para eventos, Eventbrite sigue siendo habitual en eventos abiertos al público, mientras que Luma gana terreno por su diseño y gestión de RSVPs. Los eventos internos suelen gestionarse desde la propia plataforma de membresías.

Gestión de correo y paquetería

La gestión de correo parece trivial hasta que se manejan cientos de paquetes semanales. Sin sistemas adecuados, el problema escala rápido.

PilotoMail es nuestra recomendación principal en Europa y Norteamérica, sobre todo para operadores multi-sede. Está pensado específicamente para coworking: registro desde móvil, notificaciones automáticas, fotos como prueba de entrega y analítica de volumen. Gestiona correo y paquetería e integra con plataformas de membresías.

Sphere Mail cubre una necesidad similar y ha crecido mucho en Norteamérica, con adopción creciente en Europa. Su punto diferencial es la integración con gestión de visitantes y accesos temporales, útil para operadores con salas de reuniones.

Ambas soluciones crean trazabilidad, reducen riesgos y alivian la carga del equipo. Además, permiten cobrar servicios de gestión de correo con datos claros.

Las soluciones manuales o alquileres de buzones no escalan. A partir de 50 paquetes semanales, un sistema específico deja de ser opcional.

Web y generación de leads

La mayoría de webs modernas de coworking se construyen sobre Webflow o WordPress. Webflow domina en marcas con fuerte foco en diseño; WordPress sigue siendo la opción cuando se necesitan integraciones complejas.

En CRM, hasta unos 500 miembros, HubSpot o Pipedrive suelen ser suficientes. Los operadores enterprise apuestan por Salesforce, especialmente cuando trabajan con brokers y comisiones complejas.

Servicios para miembros

La impresión se ha estandarizado alrededor de eZeep, PrinterOn y PaperCut. PrinterOn destaca para impresión móvil sin apps dedicadas.

La gestión de visitantes está dominada por Envoy, Proxyclick y The Receptionist. Recomendamos Envoy por diseño y Proxyclick cuando se requieren funciones avanzadas de seguridad.

El reto de la integración

Después de más de diez años, lo tenemos claro: los mayores fallos operativos no vienen de elegir mal una herramienta, sino de no integrarlas bien. Es la primera conversación que tenemos con cada cliente nuevo. Hace falta una estrategia clara de datos: ¿cuál es la fuente de verdad? ¿Cómo se sincronizan cambios de miembros con accesos? ¿Qué pasa cuando falla un pago?

Los operadores más avanzados usan Zapier para integraciones básicas, pero a partir de 10 ubicaciones suelen desarrollar middleware propio o contratar especialistas. El coste se justifica: en nuestros proyectos, una buena integración reduce la carga administrativa entre un 30 % y un 40 %.

Consideraciones regionales

La geografía importa más de lo que parece. En Europa lo vemos claro: Nexudus y OfficeRnD dominan Reino Unido y gran parte del continente; en Estados Unidos lideran OfficeRnD, Nexudus y Optix; en Canadá, Archie tiene una posición fuerte. Francia es un caso aparte, con Archie y SaaS Office ganando impulso en un mercado menos concentrado.

Pero hay un factor decisivo para nuestros clientes europeos: la residencia de datos y el cumplimiento del RGPD.

Las empresas europeas no transigen en este punto. Solo trabajan con proveedores que alojan datos dentro de la UE. No es solo cumplimiento normativo, es confianza y evitar la complejidad legal de transferencias transatlánticas tras Schrems II. Al evaluar plataformas para Europa, este criterio elimina opciones desde el inicio o exige acuerdos enterprise específicos.

Las decisiones tecnológicas de hoy condicionan la eficiencia durante años. Elige herramientas acordes a tu escala actual, pero con margen de crecimiento. Prioriza la capacidad de integración sobre listas interminables de funciones. Y recuerda: la tecnología debe facilitar la comunidad y la operación, no limitarla.

Un stack solo es tan bueno como la capacidad del equipo para usarlo. Invierte en formación, documenta procesos y revisa tus decisiones tecnológicas cada año. El coworking se mueve rápido. Tu tecnología también debería hacerlo.

Si necesitas ayuda con cualquiera de estos puntos, escríbenos. Nos encanta ayudar a operadores a simplificar su operación y su stack tecnológico.

Recursos

Aquí tienes los enlaces a los productos y servicios mencionados en este artículo: